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すぐ使える!ビジネスで使える文章の書き方3つのポイント

業種・職種問わず、ビジネスにおいて文章を作成する機会は多いかと思います。

しかし、一言に文章と言っても使用されるシーンは様々です。小説のような芸術性の高い文章が、ビジネスのシーンで通用するとは限りません。

読み手に思いが伝わる文章を書くにはどうしたら良いでしょうか。「伝わる・揺さぶる!文章を書く/山田ズーニー著」を読んで学んだことの中から、すぐに実践出来そうな3つのポイントをご紹介していきたいと思います。

1.ゴールを明確にする

文章の「ゴール」、つまり、その文章は、最終的にだれに読まれ、どうなることを目指すのか、に着目すると、驚くほど、いろいろなことが見えてきた。

ビジネスにおいて文章を書く際は、明確なゴールがある場面がほとんどです。プレゼンなら「説得」、お詫びなら「信頼回復」と言ったように現状を打開したい局面で文章が登場します。

あなたが書く文章で、読み手にどう思ってもらいたいか。これを出来るだけ明確にすることが、機能する文章への第一歩です。

ポイントとなるのは、読み手の心を動かすことだ。読み手の心が動けば、なんらかのかたちで状況は動き、結果はでる。

2.「問い」を深める

いい意見を出す人は、「問い」も深い。「問い」が浅薄だと、意見もそれなりになってしまう。

読み手に何かを伝える時、単に知識や情報を並べただけのものであったり、言いたいことがあっても絞りきれていないと、書き手の思いを上手く伝えることが出来ません。

就・転職活動で、希望企業へ応募動機を伝える時も、ただ「ここで働きたい!」と伝えるよりも、「なぜ自分はこの企業に働きたいと思ったのだろう」と自分に問いかけ、答えを出す方が遥かに相手へ思いが伝わると思います。

文章にする前に、まず自分に問いかけましょう。そして自分の中で答えを出します。この手順を繰り返して、煮詰めることで機能する文章に近づいていきます。

3.極力短くする

ゴールを明確にし、問いを深めるところまで出来ると、かなり質の高い文章となると思います。

しかし、相手の心を動かしたいと言う思いが強すぎると、あれもこれもと言いたいことを詰め込み、文章が肥大してきてしまいます。そうなってしまうと、本当に伝えたいことが埋もれてしまい、結果的に読み手の心を動かすことが出来なくなってしまいます。

そんな時は一度立ち止まって、改めて自分が一番伝えたいことに耳を傾けてみましょう。肥大してしまった文章も元々は、一番伝えたいことを肉付けするために出てきた文章のはず。

自分の根本にある想いが知りたいなら、書いたものを極力短く要約してみよう。

まとめ

本書はマニュアル本と言うよりは、文章を書くことを通して、コミュニケーションの本質に迫っていく内容です。

文章で想いを伝えるということは、直接会話するよりも難しいと日々痛感しています。

だからこそより相手の気持ちを想像することが大事です。そのトレーニングがひいては文章以外のコミュニケーション力の向上にも繋がるのではないでしょうか。

今回取り上げさせていただいたポイントはほんの一部ですので、ご興味ある方はぜひ手にとってみてください。